La Fundación Valle del Lili como institución líder en prestación de servicios de salud y en la ruta del mejoramiento continuo, ha establecido altos estándares de calidad, ambientales y de salud ocupacional, construyendo de esta manera el Modelo del “Sistema Integrado de Gestión”. Conscientes de que este modelo es un punto de partida y no de llegada, las Directivas invitaron al Centro Nacional de Productividad (CNP) para construir una propuesta de mejora de la productividad de la organización.*

Basándose en el marco de mejora continúa y de calidad de la Institución, se acordó trabajar en la adaptación del sistema Lean Thinking (“adelgazar los procesos”), como complemento al modelo actual usado, bajo el lema “ayudando a la FVL a mejorar su productividad”. Para aplicar este modelo se ha escogido como piloto la Unidad de Laboratorio Clínico, Patología y Banco de Sangre.

¿Qué es Lean?

LEAN es una metodología que busca mejorar el flujo de los procesos, basándose en el trabajo en equipo y en el uso adecuado y eficaz de los recursos (talento humano, equipos, información), que busca reducir continuamente el lapso de tiempo que existe entre la llegada de una solicitud de servicio por parte de un usuario interno/externo y la entrega de los resultados a dicho usuario, todo lo anterior al menor costo y con la más alta calidad.

En esta metodología se eliminan las actividades que generan desperdicios de equipos, tiempo del colaborador o información, conduciendo a la reducción de la variabilidad de los procesos y construyendo un flujo flexible liderado por el usuario. Esta metodología estudia y analiza las interacciones entre las áreas de apoyo y las operaciones base del servicio.

Principios de Lean:

    1. Definir el Valor desde el punto de vista del usuario: Satisfacer las necesidades específicas de los usuarios a través de un producto o servicio.

    2. Identificar la corriente de Valor: Minimizar o eliminar las actividades que no agregan valor.

    3. Crear Flujo: Hacer que todo el proceso fluya suave y directamente de un paso que agregue valor a otro, desde los insumos hasta la satisfacción del usuario.

    4. Producir el “Pull” del Cliente: Trabajar a partir de las solicitudes del usuario.

    5. Perseguir la excelencia: Añadir eficiencia siempre es posible.

¿Qué hicimos?

El CNP con 2 de sus Consultores (Ing. Oscar Rubiano e Ing. Juan Carlos Laverde) capacitó a un grupo de 46 Colaboradores de la Institución (Representantes en la cadena de valor para el Laboratorio Clínico, Patología y Banco de Sangre) en los temas:

    1. La empresa como un sistema: Un sistema funcionalmente es indivisible.

    2. Introducción a Lean: Los desperdicios impiden ser competitivos, agregan costos transmitidos a nuestros clientes en el precio, reducen los márgenes de ganancia, aumentan la variabilidad en la calidad, entrega y servicios prometidos.
    3. Trabajo en equipo: Un equipo es aquel en el que existe sinergia, trabajo coordinado y complementariedad positiva.

    4. Value Stream Mapping: Diseño de manera gráfica del conjunto de actividades realizadas como parte del proceso, el cual permite analizar dicho proceso a través del estudio de sus principales flujos (producto, diseño e información). Cada actividad o proceso de apoyo debe ser visto como un eslabón de la cadena productiva, la cual debe trabajar en función de lo que los usuarios esperan.

    5. SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).: Es una estructura gráfica para realizar caracterizaciones de procesos (también llamados mapas de procesos) mediante la cual se estudian los elementos que rodean al proceso: proveedores, entradas, salidas y clientes.

    6. La voz del cliente: Es la fuente primaria de las necesidades de los clientes y sus percepciones acerca del producto/servicio esperado o recibido.

Las capacitaciones están programadas hasta finales del mes de Noviembre del presente año; se profundizará en los temas arriba mencionados y en temas relacionados con el uso de herramientas metodológicas de mejora de procesos.

Paralelo a la capacitación, dos Facilitadores (Estudiantes en Práctica de Ingeniería Industrial) se ejecutó para el Piloto:

    1. Definición y medición de indicadores de:

    * Proceso (Lead Time, Tiempos de proceso, Alistamiento, Tamaño de lotes y Demanda).

    * Calidad (% de completas y exactas, disponibilidad y confiabilidad).

    * Inventario (en proceso y colas de atención).

    2. Identificación, análisis y diagramación de los procesos actuales en las áreas afines con la Unidad. Adicionalmente se ha realizado la lectura de los documentos asociados a los procesos del Laboratorio, Patología y Banco de sangre para aplicar la metodología SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).

    3. Diseño, ejecución y registro de información: actualmente se están tomando los registros de tiempos en el laboratorio clínico y cruzándolos con los tiempos encontrados en los registros históricos.

    4. Construcción del mapa de la cadena de valor del usuario ambulatorio del Laboratorio Clínico y se espera que al culminar las capacitaciones con el Centro Nacional de Productividad se realice el mapa de la cadena de valor del resto de la Unidad.

¿Qué esperabamos?

   1. Definir el mapeo de la cadena de valor del Laboratorio, Patología y el Banco de Sangre.
   2. Simular el estado actual de dichas cadenas para conocer los aspectos relevantes en la cadena de valor.
   3. Una vez estuvieron validadas las acciones de mejora mediante la simulación, se dio marcha y ejecución a las acciones de mejora con el acompañamiento de los consultores del CNP.

*Nota en: Fundación Valle del Lili
www.valledellili.org
Buzón Médico / Año 2007 / Edición 001 - Agosto de 2007.