Con el fin de reducir los costos de operación y gastos de funcionamiento mediante una adecuada metodología de planeación y control presupuestal, tres cajas de compensación familiar buscaron la asesoría del Centro Nacional de Productividad (CNP), y en pocos meses no sólo mejoraron sus indicadores de gestión sino que optimizaron la calidad del servicio a todos sus afiliados.*

Para lograr este objetivo se recurrió al llamado secreto de la productividad basado en "la optimización del uso de los recursos y la eliminación del desperdicio" explica Héctor Javier Rodríguez, consultor del CNP. Fue así como las cajas de compensación del Valle y el Eje Cafetero entraron en estos proyectos de productividad: Comfandi Valle, Comfamiliar Risaralda y Comfamiliares Caldas, a las que se sumo SOS. EPS de las Cajas de Compensación del Occidente.

"Trabajar con entidades que tiene una responsabilidad social fue todo un reto, pues a diferencia de cualquier empresa, los resultados del proceso no terminan en los bolsillos de los dueños sino en la comunidad que utiliza los servicios de las cajas" manifiesta el Director Ejecutivo del CNP, Carlos Alberto Arango.

Según los consultores, cuando las Cajas se sometieron al proceso de productividad, la premisa fue que ninguna idea podía afectar la calidad y que no se podía atentar contra el valor percibido del cliente, al contrario, todas las ideas deberían girar en torno de "cómo gastar menos para entregar más en lo social", con el fin de crear una mentalidad de responsabilidad social de los administradores en el manejo de los recursos.

Dos casos productivos
Para Carlos Alberto Vergara, gestor financiero de Comfamiliares Caldas, "en las Cajas de Compensación constantemente estamos sometidos a retos que nos exigen incrementar los niveles de productividad". Por eso decidieron comenzar, en septiembre de 2007, un proceso de consultoría por un año con el CNP, enmarcado desde la filosofía de "Comfamiliares Responsable - Comprometido con el cuidado de los recursos."

Del mismo modo, SOS comenzó el proyecto en 2006 y finalizó la etapa de acompañamiento con el CNP un año después. Hoy, dicen con orgullo, redujeron los gastos en 5.300 millones de pesos, sin afectar la atención a sus afiliados. Por el contrario, este ahorro de recursos ha redundado en mayor cobertura y riqueza social. María Fernanda Ochoa, jefe de Planeación y Calidad de SOS, dice que "por su objeto social, las Cajas de Compensación están obligadas a aprovechar de manera eficiente y eficaz los recursos que la población de empresarios y trabajadores les han confiado. Entre más eficientes sean, tendrán mayores recursos para invertir en la población, disminuyendo las brechas que existen".

En este sentido, el consultor del CNP, dice que ser productivo es una expresión que cada vez se pone más de moda, pero que más de buscar números favorables en un balance, lo que busca esto es crear conciencia en las organizaciones sobre la posibilidad de mejorar cada vez más. Enfatiza, en que al hablar del tema no sólo hay que tocar la parte técnica de mejorar resultados sino la parte humana: "hay que agregarle una buena actitud mental a la ecuación".

Experiencia Internacional
El modelo que maneja el CNP, basado en la experiencia japonesa y aprendida de su aliado brasilero el Instituto de Desarrollo Gerencial (INDG), con quienes han desarrollado múltiples proyectos exitosos en Colombia, tiene como base a los mismos empleados de las empresas. Ellos se convierten en gestores, innovadores, gerentes y auditores durante el proceso. Esto garantiza que se actúe con bases en el conocimiento que poseen los empleados de la empresa y no a lo que un consultor externo pueda percibir en unos pocos meses.

Las experiencias en las Cajas que han implementado este sistema productivo han sido muy positivas, no sólo en el tema de las cifras sino en la generación de liderazgos y en una nueva cultura organizacional. Comfandi y SOS, por ejemplo, se han apropiado de la metodología y ya han desarrollado ejercicios por su cuenta, logrando ampliar los resultados tangibles en corto plazo, todos visibles en sus estados financieros.

Esto demuestra, al igual que otras experiencias en otros sectores de la economía, que la sostenibilidad del proceso está garantizada. "Bajo la sombrilla del concepto de la gestión responsable por resultados, lo que viene ahora es replicar el proyecto en muchas otras Cajas, todo con el fin de aplicar un método orientado a generar resultados traducibles en mayor riqueza social y en el fortalecimiento de las competencias de las entidades del sector cuya gran mayoría converge en Asocajas", concluye Arango.

* Nota en: Revista Más Vida (La Revista de la Asociación Nacional de Cajas de Compensación Familiar) No.2 | Junio de 2008. Colombia.